Grundsätze der Aufgabenerledigung im abhängigen Beschäftigungsverhältnis

In dieser Woche hatte ich das Vergnügen, an einem Seminar meines Arbeitgebers für Selbst- und Zeitmanagement teilzunehmen, was keineswegs ironisch gemeint ist, das Seminar war wirklich gut, auch wenn ich nicht so ganz viel neues gelernt habe, weil ich mich schon lange mit diesem Thema befasse und mir deshalb einbilde, schon vorher einigermaßen strukturiert gearbeitet zu haben. Aber es gibt ja bekanntlich nichts, was sich nicht noch verbessern ließe.

Für alle, die dieses Thema interessiert, hier noch einmal eine Zusammenfassung der (für mich) wichtigsten Erkenntnisse, garniert mit einigen eigenen Erfahrungen, die vermutlich so (noch) in keinem einschlägigen Lehrbuch zu finden sind. Vielleicht schreibe ich eines Tages selbst mal eins.

Umgang mit einer neue Aufgabe
Der Büroalltag könnte so schön sein, würde man nicht ständig mit E-Mails belästigt, aus welchen nicht selten neue Aufgaben erwachsen. Bei Eintreffen einer neuen Aufgabe stelle man stets folgende Überlegungen an:

1.) Muss diese Aufgabe überhaupt erledigt werden?

a) wenn nein: ignorieren, E-Mail löschen oder, wer sich das nicht traut, ablegen.

b) wenn ja: weiter zu 2.)
2.) Muss ICH diese Aufgabe erledigen?

a) wenn nein: an richtigen Bearbeiter weiter leiten (bzw. an einen Kollegen, in dessen Wortschatz das Wörtchen „Nein“ nicht vorkommt) oder sich beim Aufgabensteller für nicht zuständig erklären.

b) wenn ja: weiter zu 3.)
3.) Aufgabe nach dem Eisenhower-Prinzip priorisieren

a) Wichtig und dringlich (A-Aufgabe): sofort oder möglichst bald erledigen.

b) Wichtig, aber nicht dringlich (B-Aufgabe): Bearbeitung terminieren und termingerecht erledigen, bevor sie zur A-Aufgabe wird.

c) Dringlich, aber nicht wichtig (C-Aufgabe): mit so wenig Aufwand wie unbedingt nötig erledigen. Merke: Es muss nicht immer Powerpoint sein, oft genügt ein einfaches Word-Dokument.

d) Weder wichtig noch dringlich: siehe 1.) a). Wenn das nicht möglich ist, mit geringer Priorität und geringstmöglichem Aufwand irgendwann erledigen. Sofern es sich dann nicht inzwischen von selbst erledigt hat.


Hinweis: unangenehme Aufgaben oder solche mit geringem Lustfaktor bearbeite man möglichst als erste innerhalb der Priorität (A, B, C). Auch beachte man stets das Pareto-Prinzip, wonach 80% der vom Chef / vom Unternehmen geforderten Ergebnisse nur 20% des Zeitaufwandes erfordern; der Rest geht also für unwichtiges drauf.

Alle unvermeidlichen (d. h. selbst zu erledigenden) Aufgaben fixiere man schriftlich mit Priorität und vorgesehenem Erledigungstermin und berücksichtige sie in der

Tagesplanung
Den Arbeitstag plane man möglichst am Vorabend nach der „ALPEN-Methode“:
A – Aufgaben für den Tag zusammenstellen („Was will ich morgen alles erledigen?“)
L – Länge/Zeitbedarf für jede Aufgabe schätzen und Gesamtbedarf ermitteln („Wie lange brauche ich dafür voraussichtlich?“), dabei
P – Puffer einplanen: maximal 60% der Arbeitszeit verplanen, den Rest für Unvorhergesehenes freihalten („Wer weiß…“).
E – Entscheidungen über Priorisierung (A, B, C) treffen, immer wieder prüfen, welcher Aufwand für einzelne Aufgaben gerechtfertigt ist und ob sie nicht doch delegiert bzw. abgedrückt werden können („Wie kann ich die Aufgabe möglichst effizient bearbeiten?“).
N – Notieren im Zeitplan: Welche Aufgabe soll wann bearbeitet werden? Dabei Blöcke bilden (z. B. A-Aufgaben oder Telefonblock) und persönliche Leistungskurve (Mittagstief!) sowie Zeiten der geringsten Störungen von außen berücksichtigen („Wann mache ich was?“)

Grundsätzlich:

– Jeden Arbeitstag möglichst positiv beginnen und beenden, z. B. durch Rituale.

– Festlegen, wie lange man heute im Büro bleiben wird, geplantes Arbeitsende möglichst konsequent einhalten. Wenn man wider Erwarten früher fertig ist: früher gehen.

- Täglich eine „stille Stunde“ reservieren für persönliche Planung und Rückschau.

– Ausreichend Pausen machen, also wirklich Pausen und nicht währenddessen E-Mails
 lesen.

– Erfolge feiern, Lob annehmen und die eigene Leistung nach oben bzw. außen nicht relativieren („War ja nicht so schwer“)

– Den Feierabend planen und sich darauf freuen!

– Keine Arbeit mit nach Hause nehmen, auch nicht gedanklich (ja, das ist oft gar nicht so einfach…)

– Geplante, aber unerledigte Aufgaben auf den nächsten Tag übertragen (wenn möglich; wenn nicht, länger im Büro bleiben).

Umgang mit Störungen und Kommunikationsmitteln
– Sämtliche Benachrichtigungen über den Eingang neuer E-Mails deaktivieren!
– Wenn vom Unternehmen bzw. Chef geduldet, Anrufbeantworter und Mobilbox deaktivieren; auf verpasste Anrufe grundsätzlich nicht zurückrufen, es sei denn, der Anrufer bittet per E-Mail oder SMS ausdrücklich darum, oder Sie haben auf diesen Anruf gewartet. Oder der Anrufer ist der Chef…
– E-Mails in Blöcken bearbeiten, z. B. nur alle drei Stunden; E-Mail-Blöcke im Tagesplan berücksichtigen.
– Wenn man sich gerade auf eine wichtige Aufgabe (A oder B ) konzentrieren muss, grundsätzlich nicht ans Telefon gehen. Wenn es wichtig ist, wird sich der Anrufer nochmals melden, oder eine E-Mail schreiben.
– Unangemeldeten Besuchern keinen Platz anbieten. Wenn erforderlich, deutlich machen, dass es jetzt gerade nicht passt mit dem Angebot, sich später zu melden (und das dann möglichst auch tun).
– Am Telefon gleich zur Sache kommen, nicht lange rumsülzen. Smaltalk ist überbewertet und hält alle Beteiligten unnötig auf.
– Wichtig: „Nein“ sagen können! Wer es nicht kann, muss es üben; vielleicht nicht gerade beim Chef, das ist nur was für Fortgeschrittene.

Zum Schluss noch ein Hinweis:
Bevor man die innere Kündigung ausspricht, prüfe man, ob man die Situation oder die eigene Einstellung zum Job ändern kann. Wenn nicht, suche man sich einen anderen Job, so schwer und unbequem es auch erscheint. Trotz innerer Kündigung weiter zu arbeiten, macht auf Dauer krank. Dennoch: es ist legitim, ab und zu, aber auch wirklich nur ab und zu, wenn mal wieder „oben“ eine unsinnige Entscheidung getroffen wurde, zu denken: „Na gut, ich spiele euer Theater mit, schließlich bezahlt ihr mich gut dafür“. Aber nur denken!

Weitere Tipps zur möglichst angenehmen Gestaltung des Arbeitsalltags nehme ich gerne entgegen.

Loblied auf die Tüchtigen

Die Tage stand in der Zeitung, Umfragen zufolge würden neunundvierzig Prozent der erwerbstätigen Deutschen auch im Urlaub bis zu drei Stunden täglich arbeiten, mit dem Laptop auf Langeoog, dem Tablet auf Teneriffa, dem Smartphone auf den Seychellen oder dem Blackberry am Ballermann; dank moderner Technik muss auch in den entlegensten Winkeln der Welt niemand auf sein Büro verzichten, nur mal eben kurz schauen, wer so schreibt, nur mal eben kurz antworten.

Das ist erschreckend. Umgekehrt bedeutet das doch, einundfünfzig Prozent werden zwei bis drei Wochen lang keinen Gedanken an die Arbeit aufbringen, stattdessen untätig am Strand oder Pool liegen, durch die Gegend wandern oder gar noch nutzloser die wertvolle Zeit vergeuden, und das in der heutigen wirtschaftlich angespannten Zeit: Europa taumelt, der Euro kämpft ums Überleben, und gut die Hälfte der Deutschen macht im Urlaub einfach nur Urlaub; wo soll das hinführen?

Die Folgen diese Erholungs-Egoismus‘ sind gar nicht absehbar, schauen wir nur auf das Gesundheitswesen: Wie die Krankenkassen vermelden, ist in den letzten Jahren die Anzahl der Fälle psychischer Erkrankungen wie Burn Out dramatisch angestiegen, mittlerweile eine feste Größe, tausende von Psychologen verlassen sich darauf, dass dieser Trend anhält, bauen ihre berufliche Existenz darauf auf. Was aber, wenn die Deutschen ihren Urlaub ausschließlich zur Erholung nutzen, neue Kraft tanken für den Job, abschalten, erstarken, am Ende gar weniger krank werden? Was wird dann aus den gut ausgebildeten Psychologen? Einige können sicher umschulen auf Veterinär-Psychologie – auch die Zahl hysterischer Hauskatzen, neurotischer Neufundländer und depressiver Delfine nimmt schließlich unvermindert zu. Aber der Rest? Die stehen auf der Straße, werden psychisch labil und müssen sich bei ihren wenigen verbliebenen Kollegen in Behandlung begeben.

Das Bundesgesundheitsministerium ist alarmiert: wie ein Sprecher verlauten ließ, plant man bereits eine umfassende Vorsorge- und Informationskampagne. So bietet eine führende gesetzliche Krankenkasse seit kurzem die Seminare „Effizienz mit Halbpension“ und „Produktiv – All Inclusive“ für Arbeitnehmer an, eine weitere Krankenkasse prüft die Möglichkeit einer Beitragsanpassung für Nurlauber, die für die schönste Zeit des Jahres keinen vom Arbeitgeber bestätigten Tätigkeitsnachweis vorlegen können.

Gepriesen seid o ihr Tüchtigen. Der Zeitungsartikel hat mir die Augen geöffnet, gleichzeitig nagt das schlechte Gewissen an mir, gehöre doch auch ich zu denjenigen, die am letzten Arbeitstag vor dem Urlaub einfach eine Abwesenheitsmeldung in Outlook eingestellt, den Rechner heruntergefahren und das dienstliche Mobiltelefon ausgeschaltet haben, bis in zwei Wochen, und tschüs. Zwar werden in dieser Zeit voraussichtlich allein aufgrund meiner Abwesenheit weder Flugzeuge abstürzen noch Atomreaktoren explodieren, auch wird deswegen vermutlich nicht ein einziges Paket später bei seinem Empfänger ankommen.

Doch ich gelobe Besserung. Ab dem nächsten Urlaub. Dabei erscheinen mir drei Stunden täglich angesichts der ernsten Lage zu niedrig gegriffen: zum Wohle des Unternehmens, der Wirtschaft, Deutschlands, der Menschheit sollte man sich für acht bis zehn Stunden nicht zu schade sein. Urlaub wird heutzutage ohnehin völlig überbewertet.

Casual Friday

Eine der zahlreichen Errungenschaften aus dem Land der in alle Richtungen unbegrenzten Mög- und Peinlichkeiten ist neben dem Bic Mac, Homer Simpson, Halloween, Bruce Springsteen, Hollister und Starbucks der so genannten Casual Friday. Ursprünglich diente dieser ab den fünfziger Jahren in großen amerikanischen Unternehmen dazu, den ansonsten an eine strenge Kleiderordnung gebundenen Angestellten durch Verzicht auf gestärktes Hemd und Krawatte den Übergang von der Arbeitswoche ins bevorstehende Wochenende etwas zu erleichtern.

Nun neigt der Deutsche ja dazu, alles scheinbar gute, was aus den Vereinigten Staaten den Weg zu uns gefunden hat, dankbar aufzunehmen und auf die Spitze zu treiben, der Zwanglos-Freitag ist ein gutes Beispiel dafür, wie ich bei meinem eigenen Arbeitgeber immer wieder beobachten kann. So verzichten die Herren freitags nicht nur auf die Krawatte, auch lassen sie den Anzug ganz im Schrank und kleiden sich dafür in verwaschenen Jeans mit kunstvoller Perforation und verspielt-bunten Ornamenten in der Gesäßzone, das Oberkleid variiert je nach Jahreszeit zwischen fragwürdig gemustertem Kurzarm-Freizeithemd und Kapuzenpulli. Als Schuhwerk werden Chucks oder Adidas bevorzugt. Die Damen zeigen sich statt des geschäftsmäßigen Hosenanzugs in ärmllosen Leibchen mit Spaghettiträgern, legginsartigem Beinkleid und offenen Sandalen, wobei streng darauf geachtet wird, dass sämtliche Tätowierungen gut zur Geltung kommen – Sie glauben gar nicht, wo man/frau sich überall tätowieren lassen kann.

Kurz: statt in der Konzernzentrale eines bedeutenden deutschen Unternehmens wähne ich mich freitags zunehmend in der Filiale einer großen Bäckereikette am Samstagmorgen. Es ist nur noch eine Frage der Zeit, bis sich Jogginganzug, Badeshorts, Bikini und Flip Flops endgültig durchgesetzt haben werden.

Ich brauche das nicht, der Übergang ins Wochenende ist mir noch nie schwer gefallen; sobald mich am Freitagnachmittag das große Gebäude ausgespuckt hat, fühle ich mich frei und verwende bis zum Montag keinen Gedanken mehr an geschäftliche Angelegenheiten. Der Übergang vom Wochenende auf Montag fällt mir indes viel schwerer, da sollten sich die Amis endlich mal was sinnvolles einfallen lassen. Wie wäre es mit einem Business Sunday: Statt in Boxershorts und T-Shirt schauen wir den Tatort in Hemd, Krawatte und dreiteiligem Anzug, frisch gebügelt, fri- und rasiert.

Andererseits möchte ich mich nicht allen Trends verschließen, selbst wenn sie vom großen Bruder jenseits des Atlantiks kommen. Da mich schon Facebook langweilt wie ein kombiniertes Angel- und Schachtournier und ich Subway-Filialen meide wie Kardinal Meisner den Sexshop, so will ich wenigstens freitags nicht mehr der einzige Anzugträger sein (obwohl ich gerne Anzug trage). Also: ab kommenden Freitag gehe ich nackt ins Büro. Ich bin mir sicher, nach einer gewissen Irritation wird man mich gewähren lassen, bevor man den Sicherheitsdienst ruft, der mir dann eine Decke überwirft und mich nach nur kurzem Hand- und Wortgemenge aus dem Büro zerrt.

Alles furchtbar wichtig.

Am besten man macht keinen Urlaub mehr, nie mehr. Ich meine das ernst. Denn: Während ich zwei Wochen lang meinen Bauch und andere Körperregionen in die provencalische Sonne hielt, sammelten sich, gleich einem angestauten Bach, E-Mails und andere Unerfreulichkeiten an meinem Arbeitsplatz an, erfreulicherweise keine größeren Imponderabilien, aber Kleinmist ist bekanntlich auch Mist, die Menge macht’s. Nachdem ich mich Montag und gestern noch auf einer Tagung in – sei es drum – Düsseldorf halbwegs ausruhen durfte, heute nun der erste richtige Bürotag nach zweiwöchiger südfranzösischer Muße. Irgendwie habe ich das Gefühl, alle drehen im Moment am Rad, und sicherlich nicht am Glücksrad, denn ein größerer Gewinn als der früher oder später eintretende Feierabend beziehungsweise das nächste Wochenende steht nicht in Aussicht: alle wollen was, schicken irgendwelche Dokumente, die bis spätestens gestern freigegeben werden sollen, dazu Besprechungen, Termine und so weiter; wenigstens das Telefon, nach SMS die zweitgrößte Kommunikationsgeißel, ließ mich heute weitgehend in Ruhe.

Ich fühle mich wie ein kleiner Arbeiter, der mit Schaufel und Schubkarre bis morgen Mittag einen riesigen Sandhaufen abzutragen hat, während ein großer Radlader minütlich neuen Sand auf den Haufen kippt. Und fast allen Kollegen, mit denen ich spreche, geht es ungefähr ähnlich.

Manchmal beneide ich einen Winzer. Er hat auch einen langen Tag teilweise harter körperlicher Arbeit, vermutlich im Schnitt länger als meiner, und doch muss es sehr befriedigend sein, am Ende dieses Tages (NICHT zu verwechseln mit der heute so beliebten Floskel „am Ende des Tages“!!!) zu sehen, was er geschafft hat, die eingefahrene Traubenernte, letztlich den gelungenen Wein beim Fassanstich. Was kann ich dagegen vorweisen? 43 abgearbeitete E-Mails, 5 Aufgaben in meiner Liste abgehakt? Gut, ich will nicht undankbar sein, es gibt Tage, da sind es deutlich weniger. – Und vielleicht beneidet mich der Winzer ja auch um meinen geregelten Bürojob, immer im Warmen, ich säe nicht, ich ernte nicht, und doch kommt die monatliche Gehaltsabrechnung mit schöner Regelmäßigkeit, hat ja auch was für sich.

Damit kein falscher Eindruck entsteht: Insgesamt bin ich sehr zufrieden, ich gehe durchaus gerne zur Arbeit. Noch gelingt es mir, den von außen aufgebauten Stress nicht zu nahe an mich heran zu lassen, Feierabend zu haben zum Feierabend und Wochenende am Wochenende (nicht alle Kollegen schaffen das). Und doch denke ich immer öfter: Ist es das wirklich, ist es das, was ich wirklich will?

Jein.